将环境友好型远程办公转化为利润优势

 作者：Sue Tabbitt

在过去的一年，全球经济衰退左右着董事会的决策。在这种情况下，环境问题不在企业议程之内情有可原。

 但考虑到环境目标和企业效率之间的协调性，这会令人感到羞愧。市场分析师预测，对远程办公的兴趣将会复苏。虽然环保人士可能只关注远程办公的绿色利益（通过减少旅行来减少公司的碳排放量和能源消耗），但远程办公也有许多诱人的节约成本的好处吸引着董事会的目光。

其中包括：

• 减少昂贵的办公空间，因为需要的永久办公桌很少
• 吸引和留住优秀人才，而不考虑办公地点或薪酬限制
• 从更广泛的领域汲取人才 - 例如，在国家甚至全球的层面上
• 能够在正常工作时间外更好地响应客户
• 有效应对影响个人办公地点或交通链的无法预知的危机。

除了对环境带来的明显好处外，而且不无巧合，IDC预言，到2011年底，美国将有几乎75%的员工实现移动办公。而在全球范围内，到2011 年，将有超过1.22 亿的员工预计至少部分时间在家工作（摘自Gartner Dataquest数据）。

包容变化

面对挑战，组织要顺势而上。 当“Y 代人”长大后，能够灵活地在家或其他地方工作将是一种期待而不是“很高兴拥有”。他们也期待访问那些已每天使用的通信工具：即时消息，有关朋友和同事的联机信息，以及基于网络的视频会议。一个希望吸引和留住优秀人才的公司不会抗拒这一文化变革。

行动变革

如今，在减少碳排放方面，以及在推进与公司目标一致的绩效和降低成本方面，利用远程办公策略取得巨大商业效益的成功例子有很多。以全球IT巨头IBM为例。该公司实施两个计划来减少其员工的通勤： 一个是“在家工作”计划，允许员工将家作为办公室；一个是“移动员工”计划，员工可以每周在家工作规定的天数。 IBM全球员工中有三分之一以上的员工（超过10万名）参与了这两个灵活工作计划之一，这反过来帮助员工取得良好的工作生活平衡。“绿色”利益也很显著。单在美国，2006 年，IBM的“在家工作”计划就节省了大约 3100 万升燃料，二氧化碳排放量减少了 6100 万公斤以上。在参加美国 EPA 的“通勤者最佳工作场所”计划中，IBM处于“财富 500 强公司”第十五位。

在Sun Microsystems，有接近 24,000 名员工每周在公司以外的地方办公1-2天。在2007年，这就有可能少向环境中排放3200万公斤二氧化碳。同时，平均每位员工每年节约104个小时（2.5 周）通勤时间，少驾车 5,955公里，节约了1,770美元汽车磨损费和870美元燃料费。每位在家工作的员工每小时为Sun节省66 瓦的电能，节省的房产成本接近6800万美元。如今，远程办公族称Sun的“开放式办公”计划是他们推荐该公司的首要原因。

当航空公司JetBlue在2000年第一次为其预订员提供远程办公时，该公司有40名预订员，7名监管和 4 名支持员工。到2006年，这一数字上升到 1,500名预订员，其中1,200名选择远程办公方式。今天，80%的 JetBlue预订员在家工作。公司报告称，移动办公不仅节约了其开支和昂贵的办公空间，还提高了办公效率。

完成跳跃

积极包容变革的第一步是必须为远程办公制定一个正式战略。为获得最大利益，不应只将“远程办公”简单定义为在家办公，而应定义为利用最先进的沟通和协作技术，从任何地点实现完全办公。组织首先应将员工视为一个整体，并借助人力资源部门来确定远程办公在哪里才能产生最大效益。 应当了解，例如：

• 这项业务依靠哪个高价值员工才能取得成功？ （例如，有经验的研究人员、执行官、知识工作者、杰出的销售人员）
• 哪些工作/任务适合他们远程办公？
• 哪些员工请求灵活的工作方式，以及其他兼顾家庭的策略？
• 哪些员工离上班地点最远？

试验性试点

一旦公司确定了哪里是公司的最大盈利点，他们就可以试行一个计划，挑选一组员工来测试远程办公解决方案的有效性。记住，这并不是一个“利润优势”的计划： 一些小组可能会受益于仅在部分时间远程办公。这仍然可以减少对不动产的需求，从而带来运营效益，因为在办公室上班和远程办公的同事可以交替使用办公桌。 对于这些员工而言，另一个好处是可以做到工作生活两不误，缩短旅途时间，减少燃料费用 – 所有这一切都能提高忠诚度和员工保持率。

投资新技术并不是问题。很自然，远程通讯和协作技术非常灵活，并且采用中央管理方式。这意味着组织可以部署位于公司数据中心的解决方案，从而减少支持费用以及能源和不动产需求。另一个方法是采用“按需付费”托管模式，由外部服务供应商托管解决方案。这样，企业可以快速部署功能，而不需要自己花钱购买或管理。形成一个相容的通讯、信息和协作环境很关键。这将确保远程员工装备充分，能够有效、安全地完成其工作，而无损于团队、企业或其客户。

 高效率的远程办公

“虽然很多组织可能拥有某种适当的远程办公计划，但在许多方面，这种计划并不正规且有一定的局限性。 在大多数情况下，远程办公人员只能使用 PC 并提供其家庭电话号码。 这是因为，公司还没有实现在办公室以外使用网络/视频协作工具、一号通服务、即时消息以及其他功能，”西门子企业通信集团统一通信部高级全球市场部经理 Grace Tiscareño-Sato 说。 “但要使远程办公在企业里高效实施，则无论员工在哪里，任何尝试与其联系的人都应该能与其无缝沟通，”她继续说。 “当某个客户拨通她的办公室号码时，不管她在哪里工作，都应该能够联系到她。 此外，员工不会由于在家办公而给企业带来额外通讯费用，相反，员工应该可以在家中随意支配公司的所有通信系统。”

这意味着：

• 可从任何位置通过虚拟专用网 (VPN) 安全连接到公司中央资源；
• 无论员工身在何方，都可以通过一个电话号码找到他们（并让他们的首选设备发生铃声，即使是旅馆电话或笔记本电脑也是如此）；
• 以一种便于移动管理的方式，充分且安全地访问在办公室中可使用的所有消息传递、会议和协作设施。对于最需要它来有效且频繁协同的那些员工来说，这必须包括语音、即时消息、状态和联机信息、Web 以及视频会议。

统一通信解决方案可满足所面对的这些需求，从而降低了企业及其员工从不同位置管理他们的工作量和通信的复杂程度。 无论用户在哪里，他们都能像在办公桌前一样工作。 这是因为，他们仍可以充分且轻松地访问公司目录、商业应用程序、电话、电子邮件、语音邮件和会议设施，并能够查看哪些人在线并与之联系。 通过这种方式，远程员工从不会感到被隔绝，并且同事和客户始终知道如何联系他们，而不必尝试使用不同的电话号码或电子邮件地址。

自由思想

在组织发生飞跃并具有成熟而灵活的远程办公后，商机相当可观。公司面对新做法的思想越开放，业绩就越显著。 在最先进的示例中，组织看到办公空间消耗减少了 70%，同时整个联系中心现在处于“虚拟”运行状态，并雇佣了远程办公人员。 例如，在加利福尼亚州的虚拟联系中心公司 Live Ops 中，所有员工都在家工作。除了员工心情更加愉快以及没有专用办公空间费用之外，企业还能够通过一位主管来管理 25到 40个代理，而在传统呼叫中心，每位经理只能管理平均 6-8个代理。

虚拟化呼叫中心还会带来大量“绿色”收益。 远程代理减少了燃料和二氧化碳排放，同时节省了往返成本。 Live Ops与10,000多名在家工作的远程代理签订合同，每年可节省 420 万美元的往返成本。而且，一旦员工在家工作，他们上夜班会变得更加愉快和可行，例如，IT 支持技术人员、服务台工作人员或随叫随到的“热线”护士可以在夜间接听电话。

重新定位增长方式

在经济衰退重压下，采取激进措施的紧迫性将增强。差旅预算的冻结以及不断增加的充分利用工作日的需要再次强调了远程工作的重要性。 限制或取消差旅预算会严重限制组织的协作能力，从而危及他们将新产品按时打入市场或快速响应同事和客户的能力。 对于仍必须进行协作才能完成业务的那些人来说，投资统一通信解决方案成为一个具有吸引力的解决方案。

精明的组织意识到现在的战略性开支对他们在市场复苏后的再次增长很有帮助。 有一点是确定无疑的： 通过外面停放的汽车的数量来判断工作场所的生产效率的时代早已过去，环境和公司资产负债表将成为更好的判断标准。

参考：

• Gartner Dataquest – Dataquest Insight: Teleworking - The Quiet Revolution，2007 年 5 月
• IDC - Worldwide Mobile Worker 2007-2011 Forecast and Analysis，2008 年 1 月

您的意见： 您是否对远程办公如何帮助企业变得更加高效有任何意见？ 您的企业计划是否针对具有不同工作方式期望的“Y 代人”？ 是否有任何其他您认为应向我们的读者强调的有关实现远程办公的问题？

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